Pengertian,Tugas dan Tanggung Jawab Admin Logistik (Logistic Administrative)

Berbeda dengan administrasi atau akuntan yang pasti dimiliki sebuah perusahaan. Divisi logistik hanya ada pada perusahaab skala besar yang mana perusahaan tersebut mempunyai banyak cabang. Divisi logistik harus mampu memenuhi kebutuhan setiap cabang perusahaan agar operasionalnya tidak terhambat.

Logistik berasal dari bahasa perancis loger, yang berarti menginapkan atau menyediakan. Logistik dengan kata lain berkaitan erat dengan proses pengolahan barang mulai dari pemindahan pengadaan barang, penyimpanan, serta pemeliharaanya. Beberapa persoalan bisa muncul dalam kaitannya dengan logistik, seperti
- Kebingunngan mencari peralatan yang dibutuhkan
- Kesulitan mencari barang di gudang akibat dari kondisi barang di gudang yang tak beraturan
- Ketersediaan barang yang dibutuhkan, dan sebagainya

Persoalan-persoalan diatas akan berdampak negatif bagi keberlangsungan kegiatan operasional perusahaan. Oleh karenanya dibutuhkan pencatatan yang berhubungan pada proses pengelolaan barang, mulai dari penyimpanan, pemindahan serta pengadaan barang sampai dengan penghapusan barang agar tujuan perusahaan bisa tercapai.

Admin Logistik

Adapun mengenai fungsi dari admin logistik yakni:
1. Merencanakan kebutuhan
2. Penyimpanan
3. Ditribusi
4. Penggunaan, dan
5. Penghapusan

Admin logistik juga tidak lepas dari form pendukung pencatatan seperti:

1. Kebutuhan
Kebutuhan dapat dikaegorikan menjadi kebutuhan organisasi dan program. Kebutuhan organisasi berkaitan dengan keberlangsungan dan pengembangan jangka panjang perusahaan. Sementara kebutuhan program lebih berfokus pada kebutuhan jenis program tertentu.

2. Penyimpanan
Logistik bukan hanya sekedar menyediakan tempat untuk menyimpan barang, melainkan juga upaya pencatatan dan pengkategorian barang.

- Kategori barang
Peralatan atau barang di gudang diidentifikasi status kelayakanannya misalnya dengan dibuatnya kategori baik-sedang-buruk. Kategori baik menandakan bahwa barang tersebut masuh layak digunakan. Sedang berarti barang bisa digunakan tetapi perlu pengawasan ekstra. Buruk berarti barang tersebut harus segera di hapuskan dan tidak boleh lagi digunakan.

- Kategori tempat
Barang yang ada di dalam gudang juga perlu dibedakan tempat penyimpanannya. Karena hal ini berkaitan dengan efektivitas waktu saat pencarian barang. Penting juga untuk melakukan pemasangan label atau daftar isi. Terutama jika barang berada dalam media tertutup seperti kardus. Hal ini agar memudahkan saat mencari peralatan yang dibutuhkan, terutama jika teknis bukan admin gudang yang mengetahui penempatan barang.

3. Penggunaan
Fungsi ini penting, terutama jika semua peralatan sudah tersedia. Penggunaan bermanfaat untuk kelangsungan organisasi dan kelancaran program suatu perusahaan. Fungsi penggunaan erat kaitannya dengan distribusi. Misalnya pada hari yang sama terdapat 2 atau lebih program yang sedang dilaksanakan. Maka, penting untuk melakukan pencatatan barang yang keluar dari gudang agar penempatannya sesuai kebutuhan program. Fungsi penggunaan juga akan mengurangi resiko barang tertukar dengan program lannya.

Tugas admin logistik

1. Cek list
Kewajiban seorang admin perusahaan untuk melakukan cek list. Cek list apa sajakah yang harus dilakukan? Seorang admin logistik harus melakukan cek list mulai dari dokumen, batch number, sampai dengan expired barang. Admin logistik tidak boleh lalai untuk melakukan ceklist agar tidak berakibat buruk pada kegiatan operasional perusahaan.

2. Menata dan menyiapkan barang
Salah satu tugas admin logistik yakni menata serta menyiapkan tempat penyimpanan barang. Hal ini bertujuan agar barang yang keluar masuk dari perusahaan bisa langsung digunakan sesuai kebutuhan.

3. Melakukan pengambilan dan pengiriman barang
Menjadi suatu kewajiban bagi admin logistik untuk mengirimkan barang sesuai dengan pesanan. Selain mengirimkan barang, admin logistik juga bertugas mengambil barang.

4. Melakukan update mengenai informasi barang
Update mengenai informasi barang merupakan salah satu tugas dari admin logistik. Hal ini bertujuan untuk memastikan waktu pengambilan dan pengiriman barang., memonitoring fasilitas serta perbaikan dan mempermudah audit melakukan tugasnya. Informasi mengenai barang tidaklah harus dilakukan setiap hari, tetapi hanya berkala seperti sebulan sekali.

5. Bekerja sesuai SOP
Banyak orang berpersepsi bahwa bekerja di bagian logistik itu mudah dan mudah pula untuk mendapatkan uang. Bukan karena gaginya yang besar, tetapi karena di bagian logistik tindak kecurangan penggelapan barang, bukan hanya sekali dua kali terjadi. Peluang untuk melakukan kecurangan muncul karena adanya kesempatan. Karena itu, setiap karyawan yang bekerja pada bagian logistik, termasuk admin logistik haruslah bertindak sesuai SOP. Dalam SOP menjelaskan bahwa penggelapan barang merupakan tindak kriminal dan jika dilakukan akan mendapatkan hukuman sesuai undang-undang yang berlaku.

6. Menjaga hubungan baik
Hubungan baik akan membuat kegiatan produksi lebih berkwalitas. Hal ini perlu disadari oleh setiap karyawan yang bekerja di posisi logistik, termasuk admin logistik. Mereka harus menjalin hubungan baik dengan para stakeholder terutama yang berperan menyediakan stok ke perusahaan.

Tanggung jawab admin logistik

1. Melakukan pencatatan administratif, temasuk dokumen pendistribusian, filling dan collection.
2. Memperbarui catatan persediaan barang dan lokasi penyimpanan barang
3. Melakukan laporan kompilasi jika terjadi ketidaksesuaian
4. Memperbarui serta kompilasi laporan bulanan, dan sebagainya.

Bagaimana, sekarang sudah paham mengenai tugas dan tanggung jawab admin logistik? Bagi Anda yang berminat menempati posisi admin logistik, baiknya pahami terlebih dahulu tugas serta tanggung jawabnya sesuai uraian diatas.